Was kostet eine Beglaubigung beim Bürgeramt?
Die Gebühr richtet sich nach der Gebührenordnung des jeweiligen Bundeslandes oder der Kommune und variiert deutlich. In Berlin kostet die Beglaubigung 5,00 Euro je Seite; in Nordrhein-Westfalen legt jede Kommune den Satz selbst fest – Köln und Neuss verlangen 2,00 Euro, Düsseldorf 2,50 Euro je Seite. Einen landesweiten NRW-Satz gibt es nicht. München rechnet je Dokument ab (5,00 Euro für bis zu sechs Seiten), Hamburg gestaffelt. Für schwer vergleichbare Dokumente wie technische Zeichnungen kann die Gebühr höher ausfallen. Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem Bürgeramt nach dem genauen Betrag.
Kann das Bürgeramt Unterschriften beglaubigen?
Das Bürgeramt kann Unterschriften nach § 34 VwVfG amtlich beglaubigen, sofern das unterschriebene Dokument zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Eine öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB – etwa für Grundbucherklärungen oder Handelsregistereintragungen – darf jedoch nur ein Notar vornehmen. Im Zweifel fragen Sie, welche Form die Empfängerstelle verlangt.
Welche Dokumente kann das Bürgeramt nicht beglaubigen?
Das Bürgeramt darf Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden), Auszüge aus Grundbuch, Handels- und Vereinsregister sowie Katasterauszüge nicht beglaubigen – dafür ist jeweils die ausstellende Behörde zuständig. Ausländische Urkunden benötigen meist eine Apostille oder Legalisation und können nicht vom Bürgeramt beglaubigt werden; Personenstandsurkunden, Führungszeugnisse und Staatsangehörigkeitsurkunden aus EU-Mitgliedstaaten sind davon nach der Verordnung (EU) 2016/1191 seit dem 16. Februar 2019 ausgenommen.
Was ist eine Apostille und wann brauche ich sie?
Eine Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde für die Verwendung im Ausland und wird auf Grundlage des Haager Übereinkommens von 1961 ausgestellt. Sie wird benötigt, wenn Sie eine deutsche Urkunde in einem Vertragsstaat vorlegen oder umgekehrt eine ausländische Urkunde in Deutschland verwenden möchten. Zuständig sind je nach Urkunde die Bezirksregierung, das Landgericht oder das Bundesverwaltungsamt – nicht das Bürgeramt.
Muss ich das Originaldokument mitbringen?
Ja. Eine Beglaubigung ist nur möglich, wenn das Original vorliegt, denn die Behörde bestätigt die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original. Ohne Original kann keine beglaubigte Kopie erstellt werden. Dokumente mit Lücken, Durchstreichungen oder Veränderungen dürfen nach § 33 Absatz 2 VwVfG nicht beglaubigt werden.
Brauche ich einen Termin für eine Beglaubigung?
Das hängt von Ihrer Kommune ab. Viele Bürgerämter verlangen eine Terminvereinbarung über das Online-Portal der Stadt, andere bieten Beglaubigungen während offener Sprechzeiten ohne Termin an. In manchen Kommunen werden Beglaubigungen nur für dort gemeldete Einwohner vorgenommen.
Wie lange ist eine beglaubigte Kopie gültig?
Eine beglaubigte Kopie hat grundsätzlich kein Ablaufdatum, solange das Originaldokument unverändert gültig bleibt. Manche Empfängerstellen, etwa Hochschulen oder Arbeitgeber, verlangen jedoch eine aktuelle Beglaubigung, die nicht älter als sechs oder zwölf Monate ist. Klären Sie die Anforderungen vorab mit der Stelle, bei der Sie das Dokument einreichen.
Kann das Bürgeramt mein Arbeitszeugnis beglaubigen?
Ein Arbeitszeugnis stammt von einem privaten Arbeitgeber und ist damit keine behördliche Urschrift. Das Bürgeramt darf die Kopie deshalb nur beglaubigen, wenn Sie sie bei einer deutschen Behörde vorlegen – etwa bei der Agentur für Arbeit, einer Anerkennungsstelle oder einer Hochschule. Der Beglaubigungsvermerk enthält dann nach § 33 Absatz 3 Nummer 3 VwVfG den Hinweis, dass die Abschrift nur für diese Stelle erteilt wurde. Für eine rein private Verwendung, etwa gegenüber einer Bank, besteht kein Anspruch auf Beglaubigung.
Ist die Beglaubigung kostenlos, wenn ich sie für einen Sozialleistungsantrag brauche?
In der Regel ja: Für Geschäfte und Verhandlungen, die aus Anlass der Beantragung oder Erbringung einer Sozialleistung notwendig werden, werden nach § 64 Absatz 2 SGB X keine Gebühren erhoben. Das betrifft etwa Unterlagen für Bürgergeld, Wohngeld, Kinderzuschlag oder BAföG. Die Befreiung wird jedoch nicht automatisch geprüft – sagen Sie am Schalter ausdrücklich, wofür Sie die Kopie benötigen, und legen Sie das Anschreiben der Behörde vor.
Kann ich eine Beglaubigung online oder per Post erledigen?
Nein, eine Beglaubigung per E-Mail, Foto oder Upload ist nicht möglich, weil die Behörde das Original körperlich prüfen muss, um die Übereinstimmung zu bestätigen. § 33 Absatz 4 und 5 VwVfG sehen zwar die Beglaubigung von Ausdrucken elektronischer Dokumente und von elektronischen Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur vor, in der Praxis bieten Bürgerämter dieses Verfahren aber kaum an. Online lässt sich in den meisten Kommunen lediglich der Termin buchen.
Wer darf außer dem Bürgeramt noch beglaubigen?
Beglaubigen dürfen alle Stellen, die ein Dienstsiegel führen und dazu befugt sind: die Behörde oder Hochschule, die das Dokument selbst ausgestellt hat, Gemeinde- und Amtsverwaltungen, Notare, Gerichte sowie in vielen Bundesländern die als Körperschaft des öffentlichen Rechts anerkannten Kirchen. Bei Hochschulzeugnissen ist das eigene Prüfungsamt oft der schnellere und günstigere Weg. Nicht befugt sind Kopierläden, Vereine, Arbeitgeber oder Übersetzungsbüros – eine dort gestempelte Kopie ist keine amtliche Beglaubigung.
