Erweitertes Führungszeugnis beantragen

Warum die Gebühr überall gleich ist: Das Führungszeugnis ist keine kommunale Leistung, sondern eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister. Die Gebühr von 13,00 EUR ist deshalb bundesrechtlich festgelegt und darf von Bundesland oder Kommune weder erhöht noch gesenkt werden. Die Meldebehörde leitet den Betrag vollständig an das Bundesamt für Justiz weiter und erhebt für die Antragsaufnahme kein zusätzliches Entgelt.

Gebührenbefreiung für das Ehrenamt: Wird das erweiterte Führungszeugnis ausschließlich für eine unentgeltliche ehrenamtliche Tätigkeit benötigt, wird die Gebühr nach Vorbemerkung 1.1.3 des Kostenverzeichnisses zum Justizverwaltungskostengesetz nicht erhoben; das gilt für die ehrenamtliche Betreuung nach § 19 Abs. 1, § 21 BtOG ebenso wie für ein Ehrenamt bei einer gemeinnützigen Einrichtung, einer Behörde oder in einem Dienst nach § 32 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. d EStG. Die Befreiung müssen Sie bei der Antragstellung ausdrücklich beantragen und mit einer Bestätigung der Organisation belegen, aus der die Unentgeltlichkeit hervorgeht. Wer stattdessen zahlt und die Befreiung erst später geltend macht, bekommt die 13,00 EUR in der Regel nicht zurück. Wird die Tätigkeit auch nur teilweise vergütet — etwa über eine Aufwandsentschädigung oberhalb des Auslagenersatzes —, entscheidet über die Befreiung die zuständige Stelle im Einzelfall.

Keine Erstattung bei falschem Antrag: Die Gebühr wird für die Bearbeitung erhoben, nicht für ein bestimmtes Ergebnis. Wenn Sie versehentlich ein einfaches statt eines erweiterten Führungszeugnisses beantragen oder die Aufforderung fehlt, wird das ausgestellte Dokument nicht kostenfrei getauscht — Sie müssen einen neuen Antrag stellen und die 13,00 EUR erneut zahlen. Dasselbe gilt, wenn das Zeugnis verloren geht: Ein Ersatzexemplar aus dem alten Antrag gibt es nicht.

Online-Antrag spart den Behördentermin: Über das Portal des Bundesamts für Justiz stellen Sie den Antrag rund um die Uhr und umgehen die Wartezeit auf einen Termin im Bürgeramt. Voraussetzung ist ein Ausweisdokument mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion samt sechsstelliger PIN sowie ein NFC-fähiges Smartphone oder ein Kartenlesegerät mit der Ausweis-App. Die Bearbeitung im Register läuft danach identisch — der Zeitvorteil entsteht ausschließlich bei der Antragstellung, nicht bei Druck und Postversand.

Belegart N oder O — der häufigste Stolperstein: Belegart N ist die private Ausfertigung, die an Sie persönlich versandt wird; sie ist auch dann richtig, wenn Sie das Zeugnis einem Arbeitgeber, einem Sportverein oder einem freien Träger vorlegen müssen, denn diese sind keine Behörden. Belegart O wählen Sie nur, wenn tatsächlich eine Behörde das Zeugnis verlangt — es wird dann unmittelbar dorthin geschickt und Sie erhalten kein eigenes Exemplar. Eine nachträgliche Änderung der Belegart ist nicht möglich; sie erfordert einen neuen kostenpflichtigen Antrag.

Vorab-Einsicht beim Amtsgericht bei Belegart O: Wenn Ihr Zeugnis zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist, können Sie verlangen, dass es zuerst an ein Amtsgericht Ihrer Wahl gesandt wird. Dort nehmen Sie Einsicht und erfahren, welche Eintragungen die Behörde zu sehen bekommt, bevor das Dokument weitergeleitet wird. Diesen Wunsch müssen Sie bereits im Antrag äußern — im Nachhinein lässt sich der Versand nicht mehr aufhalten.

Gültigkeit und Wiederholung: Das Bundeszentralregistergesetz kennt keine Gültigkeitsdauer — das Zeugnis bildet den Registerstand am Tag der Ausstellung ab. Für Tätigkeiten nach § 72a Abs. 5 SGB VIII darf es bei der Einsichtnahme durch den Träger jedoch nicht älter als drei Monate sein. Beantragen Sie es deshalb nicht zu früh, sondern erst, wenn der Beginn der Tätigkeit absehbar ist. Viele Träger vereinbaren mit dem Jugendamt zudem eine wiederkehrende Einsichtnahme in festen Abständen, häufig alle fünf Jahre.

Der Träger darf das Zeugnis nicht behalten: Nach § 72a Abs. 5 SGB VIII nimmt die Einrichtung nur Einsicht und darf lediglich festhalten, dass ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegen hat, an welchem Datum es ausgestellt wurde und dass keine einschlägige Verurteilung eingetragen war. Eine Kopie des Zeugnisses in der Personalakte ist unzulässig. Sie behalten das Original und können es innerhalb der Drei-Monats-Frist auch bei mehreren Einrichtungen vorlegen.

Ehrenamtliche Tätigkeit: Wer das Zeugnis ausschließlich für ein unentgeltliches Ehrenamt benötigt, zahlt die Gebühr nach Vorbemerkung 1.1.3 KV JVKostG nicht. Die Organisation muss die Ehrenamtlichkeit bescheinigen, und der Befreiungsantrag muss zusammen mit dem Hauptantrag gestellt werden. Viele Vereine und Verbände stellen Aufforderung und Ehrenamtsbestätigung in einem einzigen Schreiben aus — prüfen Sie vor dem Behördengang, ob beide Punkte darin ausdrücklich enthalten sind.

Staatsangehörige anderer EU-Staaten: Für Unionsbürgerinnen und Unionsbürger wird nach § 30b BZRG ein Europäisches Führungszeugnis erteilt. Dabei holt das Bundesamt für Justiz zusätzlich eine Auskunft aus dem Strafregister des Herkunftsmitgliedstaats ein, sodass das Zeugnis auch dortige Verurteilungen ausweisen kann. Die Gebühr bleibt bei 13,00 EUR, die Bearbeitung dauert wegen der Abfrage im Ausland jedoch häufig spürbar länger als zwei bis drei Wochen. Drittstaatsangehörige mit Wohnsitz in Deutschland erhalten ein deutsches Führungszeugnis, das nur die im Bundeszentralregister gespeicherten Eintragungen enthält.

Wohnsitz im Ausland: Wer in Deutschland nicht gemeldet ist, richtet den Antrag unmittelbar an das Bundesamt für Justiz. Die Unterschrift muss amtlich beglaubigt sein, üblicherweise durch die zuständige deutsche Auslandsvertretung oder einen Notar; für die Beglaubigung entstehen eigene, von der beglaubigenden Stelle abhängige Kosten. Rechnen Sie wegen des internationalen Postwegs mit mehreren zusätzlichen Wochen und beantragen Sie das Zeugnis entsprechend früh.

Minderjährige Antragsteller: Nach § 30 Abs. 1 BZRG kann jede Person ab dem vollendeten 14. Lebensjahr selbst ein Führungszeugnis beantragen — praktisch relevant etwa für junge Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter in Jugendverbänden oder für Auszubildende in Kitas. Für Jüngere sowie für Personen, für die eine Betreuung eingerichtet ist, stellt der gesetzliche Vertreter den Antrag und muss sich dabei ebenfalls ausweisen.

Zweifel an den Eintragungen: Wenn Sie wissen möchten, was über Sie gespeichert ist, ohne ein Führungszeugnis vorzulegen, können Sie beim Bundesamt für Justiz eine unentgeltliche Auskunft aus dem Bundeszentralregister beantragen. Diese Auskunft wird nicht nach Hause geschickt, sondern an ein Amtsgericht Ihrer Wahl, wo Sie sie einsehen. Halten Sie eine Eintragung für unrichtig, stellen Sie einen Berichtigungsantrag beim Bundesamt für Justiz — ein bereits ausgestelltes Zeugnis wird dadurch nicht automatisch ersetzt.

Ohne schriftliche Aufforderung zum Termin erscheinen: Ohne die Aufforderung nach § 30a Abs. 2 BZRG darf die Meldebehörde kein erweitertes Führungszeugnis aufnehmen. Die Folge ist entweder ein abgebrochener Termin samt neuer Terminsuche oder — schlimmer — ein einfaches Führungszeugnis, das der Träger nicht akzeptiert. In beiden Fällen verlieren Sie zwei bis drei Wochen, im zweiten zusätzlich die bereits gezahlten 13,00 EUR.

Aufforderung ohne die gesetzlich geforderte Bestätigung: Ein Schreiben, das lediglich „bitte legen Sie ein erweitertes Führungszeugnis vor“ enthält, genügt vielerorts nicht. Verlangt wird die ausdrückliche Bestätigung, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 Nr. 2 BZRG vorliegen. Fehlt sie, wird der Antrag zurückgewiesen oder es kommt zu Rückfragen des Bundesamts für Justiz, die die Bearbeitung um Wochen verlängern.

Einfaches statt erweitertes Zeugnis beantragt: Sagen Sie am Schalter und im Online-Formular ausdrücklich, dass Sie das erweiterte Führungszeugnis benötigen. Ein nachträglicher Wechsel ist ausgeschlossen, die Gebühr wird nicht erstattet, und Sie müssen den gesamten Vorgang mit erneuten 13,00 EUR wiederholen. Bei knappem Tätigkeitsbeginn kann das dazu führen, dass Sie die Arbeit nicht aufnehmen dürfen.

Falsche Belegart gewählt: Wer Belegart O ankreuzt, obwohl ein Verein oder ein freier Träger das Zeugnis verlangt, bekommt selbst kein Exemplar — das Dokument geht an eine Stelle, die es gar nicht angefordert hat, oder der Versand scheitert. Korrigieren lässt sich das nur durch einen vollständig neuen, erneut gebührenpflichtigen Antrag.

Veraltete Meldeadresse: Das Zeugnis wird ausschließlich an die im Melderegister hinterlegte Anschrift versandt. Nach einem Umzug ohne Ummeldung landet die Sendung bei den Vormietern oder geht als unzustellbar zurück; ein kostenfreier Neuversand ist nicht vorgesehen. Melden Sie die neue Wohnung deshalb zuerst an — dafür gilt nach § 17 BMG ohnehin eine Frist von zwei Wochen, deren Versäumnis als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann.

Zu früh beantragt: Wer das Zeugnis Monate vor Tätigkeitsbeginn besorgt, riskiert, dass es bei der Einsichtnahme älter als drei Monate ist und nach § 72a Abs. 5 SGB VIII nicht mehr verwendet werden darf. Der Träger muss die Vorlage dann ablehnen, und Sie beantragen das Dokument ein zweites Mal — mit voller Gebühr und neuer Wartezeit.

Gebührenbefreiung erst nachträglich beantragen: Die Befreiung für ehrenamtliche Tätigkeiten wirkt nur, wenn sie zusammen mit dem Antrag und mit Bestätigung der Organisation geltend gemacht wird. Wer zuerst zahlt und die Bescheinigung später nachreicht, erhält die 13,00 EUR in aller Regel nicht zurück.

Tätigkeit vor der Einsichtnahme aufnehmen: Träger der Kinder- und Jugendhilfe dürfen Personen nach § 72a SGB VIII erst beschäftigen oder ehrenamtlich einsetzen, wenn das erweiterte Führungszeugnis eingesehen wurde. Wer ohne Vorlage anfängt, bringt die Einrichtung in einen Rechtsverstoß; in der Praxis wird der Einsatz dann ausgesetzt, bis das Dokument vorliegt — Arbeitsbeginn, Freizeit oder Praktikum verschieben sich entsprechend.