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Lohnsteueranmeldung (Arbeitgeber)

Finanzamt · Steuern & Abgaben

Online (ELSTER)Papierform nur im HärtefallELSTER — Lohnsteuer-Anmeldung

Wer Arbeitnehmer beschäftigt, behält bei jeder Lohnzahlung Lohnsteuer vom Arbeitslohn ein und führt sie für Rechnung des Arbeitnehmers an das Finanzamt ab. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist die dazugehörige Erklärung: Sie fasst die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer eines Zeitraums zusammen und muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Betriebsstättenfinanzamt eingehen (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG). Anmeldung und Zahlung fallen dabei auf denselben Tag – wer nur meldet, aber nicht zahlt, ist trotzdem säumig.

Wie oft Sie anmelden müssen, richtet sich nach der abzuführenden Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres (§ 41a Abs. 2 EStG): mehr als 5.000 Euro bedeuten den Kalendermonat, mehr als 1.080 bis 5.000 Euro das Kalendervierteljahr, nicht mehr als 1.080 Euro das Kalenderjahr. Neu gegründete Betriebe rechnen stattdessen die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach der Eröffnung auf einen Jahresbetrag hoch. Die Abgabe selbst ist gebührenfrei und erfolgt elektronisch über ELSTER; nur zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag die Papierform zulassen (§ 41a Abs. 1 Satz 3 EStG).

Letzte Aktualisierung25. August 2026
Rechtsgrundlage§ 41a EStG, § 41b EStG, § 240 AO
VerifizierungGeprüft mit gesetze-im-internet.de
Verfasst und geprüft vonAndrés Sánchez Botta
Unabhängige Informationsseite: Wir sind nicht das Finanzamt, keine Behörde und keine kostenpflichtige Beratung — wir stellen keine Anträge für Sie. Alle Angaben stammen aus amtlichen Quellen und sind hier einfach erklärt; verbindlich ist immer die zuständige Stelle. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Alle Angaben ohne Gewähr. Wir sind weder Rechtsanwälte noch Steuerberater: wir dokumentieren Behördengänge und prüfen die Angaben gegen die amtliche Quelle — das ist Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
KostenKostenlosKeine Gebühr für die Abgabe
Frist10. TagNach Ablauf des Zeitraums
AnmeldungszeitraumMonat, Quartal oder JahrNach Vorjahreslohnsteuer
ModalitätOnlineELSTER, Papier nur im Härtefall
Benötigte Unterlagen

Was Sie für die Anmeldung brauchen

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist eine reine Summenmeldung – Belege reichen Sie nicht ein. Sie müssen die folgenden Daten und Zugänge aber vollständig vorliegen haben, weil das Finanzamt sie im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Lohnsteuer-Nachschau jederzeit anfordern kann.

ELSTER-Benutzerkonto mit Zertifikat

Die Übermittlung ist nur mit einem authentifizierten Zugang möglich. Registrieren Sie das Unternehmen in „Mein ELSTER“ und beantragen Sie ein Zertifikat (Datei-Zertifikat) oder – wenn mehrere Personen im Lohnbüro arbeiten sollen – ein Organisationszertifikat. Der Aktivierungscode wird aus Sicherheitsgründen per Post an die beim Finanzamt hinterlegte Anschrift versendet, weshalb Sie rund zwei Wochen Vorlauf einplanen sollten. Das Zertifikat ist drei Jahre gültig und muss rechtzeitig vor Ablauf verlängert werden, sonst steht kurz vor dem 10. kein Übermittlungsweg zur Verfügung.

Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte

Die Anmeldung geht an das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die lohnsteuerliche Betriebsstätte befindet – also der Betrieb, in dem der Arbeitslohn ermittelt wird. Diese Steuernummer kann von der Umsatzsteuer-Steuernummer abweichen, etwa bei Unternehmen mit mehreren Standorten; sie steht auf dem Zuteilungsschreiben des Finanzamts nach der steuerlichen Erfassung. Eine falsche Steuernummer führt dazu, dass die Anmeldung im falschen Steuerkonto gebucht wird und die Zahlung nicht zugeordnet werden kann. Prüfen Sie die Nummer deshalb vor dem ersten Abrechnungslauf und nach jedem Umzug des Betriebs.

Steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum jedes Arbeitnehmers

Ohne diese beiden Angaben können Sie den Arbeitnehmer nicht im ELStAM-Verfahren anmelden und keine Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen. Die elfstellige Identifikationsnummer erhält jede in Deutschland gemeldete Person automatisch per Post; neu zugezogene Beschäftigte bekommen sie nach der Wohnsitzanmeldung beim Bürgeramt zugeschickt. Zusätzlich müssen Sie wissen, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, weil davon die Steuerklasse abhängt. Liegen die Daten am Abrechnungstag nicht vor, ist die Lohnsteuer vorläufig nach Steuerklasse VI zu berechnen.

Lohnkonto und Lohnabrechnungen des Anmeldungszeitraums

Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen, in dem der Arbeitslohn, die einbehaltene Lohnsteuer, die Zuschlagsteuern sowie steuerfreie und pauschal besteuerte Bezüge festgehalten werden. Aus der Summe dieser Lohnkonten ergeben sich exakt die Beträge, die in die Anmeldung eingetragen werden – rechnen Sie nie mit Schätzwerten aus der Buchhaltung. Die Lohnunterlagen sind aufbewahrungspflichtig und die Grundlage jeder Lohnsteuer-Außenprüfung. Nachträgliche Korrekturen einzelner Abrechnungen müssen sich immer in einer berichtigten Anmeldung widerspiegeln.

Nachweis der abgeführten Lohnsteuer des Vorjahres

Aus der Summe der im vorangegangenen Kalenderjahr abzuführenden Lohnsteuer ergibt sich Ihr Anmeldungszeitraum für das laufende Jahr. Halten Sie deshalb die Jahressumme aus den zwölf Monats- oder vier Quartalsanmeldungen bereit und vergleichen Sie sie zu Jahresbeginn mit den Grenzen von 1.080 und 5.000 Euro. Bestand die Betriebsstätte nicht das ganze Vorjahr, ist die abzuführende Lohnsteuer auf einen Jahresbetrag umzurechnen. Wer den Wechsel des Zeitraums übersieht, meldet im falschen Rhythmus und verpasst regelmäßig Fristen.

Aufstellung der pauschal besteuerten Bezüge

Pauschale Lohnsteuer nach §§ 40, 40a und 40b EStG wird in der Anmeldung getrennt von der individuell berechneten Lohnsteuer ausgewiesen. Ausgenommen ist die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent für Minijobs – sie geht an die Minijob-Zentrale. Führen Sie diese Positionen unterjährig getrennt, sonst wird die Zuordnung am Jahresende aufwendig.

Bankverbindung oder SEPA-Lastschriftmandat

Die angemeldete Lohnsteuer müssen Sie aktiv zahlen – ELSTER überweist nichts automatisch. Praktisch ist ein SEPA-Lastschriftmandat für das Steuerkonto: Das Finanzamt zieht den angemeldeten Betrag dann zum Fälligkeitstag ein, sodass eine Säumnis praktisch ausgeschlossen ist. Ohne Mandat überweisen Sie an die Finanzkasse und geben Steuernummer, Steuerart und Zeitraum im Verwendungszweck an. Fehlt diese Angabe, landet die Zahlung im Zweifel auf einem anderen offenen Posten und die Lohnsteuer bleibt rückständig.

Vollmacht für Steuerberater oder Lohnbüro (nur bei Vertretung)

Lassen Sie die Löhne extern abrechnen, benötigt der Dienstleister eine Vollmacht, die im Vollmachtsdatenbank-Verfahren an die Finanzverwaltung übermittelt wird. Erst dann darf er Anmeldungen für Ihre Steuernummer übermitteln und Bescheiddaten abrufen. Die Verantwortung für die fristgerechte Abgabe und Zahlung bleibt gleichwohl beim Arbeitgeber – ein Fehler des Lohnbüros befreit Sie nicht von Säumniszuschlägen. Vereinbaren Sie deshalb schriftlich, bis wann die Abrechnungsdaten geliefert sein müssen.

Schritt für Schritt

So gehen Sie vor

Der Ablauf wiederholt sich in jedem Anmeldungszeitraum. Nur die Schritte 1 und 2 fallen einmalig beziehungsweise einmal im Jahr an.

  1. 1

    Anmeldungszeitraum bestimmen

    Prüfen Sie zu Jahresbeginn, wie viel Lohnsteuer Sie im vorangegangenen Kalenderjahr abzuführen hatten. Lag die Summe über 5.000 Euro, ist der Anmeldungszeitraum der Kalendermonat; lag sie über 1.080 Euro, aber nicht über 5.000 Euro, das Kalendervierteljahr; lag sie bei höchstens 1.080 Euro, das Kalenderjahr (§ 41a Abs. 2 Satz 2 EStG). Bei genau 1.080 Euro gilt bereits der jährliche Zeitraum, weil das Gesetz auf „nicht mehr als“ abstellt. Hat die Betriebsstätte im Vorjahr noch nicht bestanden, ist die auf einen Jahresbetrag hochgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach der Eröffnung maßgebend (§ 41a Abs. 2 Satz 3 EStG); bestand sie nur einen Teil des Vorjahres, wird die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer auf zwölf Monate umgerechnet.

  2. 2

    ELSTER-Zugang für den Betrieb einrichten

    Legen Sie in „Mein ELSTER“ ein Benutzerkonto für das Unternehmen an und wählen Sie die Anmeldung mit Zertifikatsdatei oder – bei mehreren Bearbeitern – ein Organisationszertifikat. Nach der Registrierung erhalten Sie die Aktivierungs-ID per E-Mail und den Aktivierungscode per Post; erst mit beiden Elementen erzeugen Sie die Zertifikatsdatei. Rechnen Sie mit etwa zwei Wochen bis zur Einsatzbereitschaft und richten Sie den Zugang deshalb vor der ersten Lohnabrechnung ein. Wer eine zertifizierte Lohnabrechnungssoftware nutzt, kann die Anmeldung direkt aus dem Programm übermitteln und benötigt ELSTER nur noch für Nachfragen und den Posteingang.

  3. 3

    Arbeitnehmer in ELStAM anmelden und Merkmale abrufen

    Melden Sie jeden neuen Arbeitnehmer mit steuerlicher Identifikationsnummer, Geburtsdatum und der Angabe Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis im ELStAM-Verfahren an. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt daraufhin die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereit, die Sie als Arbeitgeber abrufen müssen (§ 39e Abs. 4 EStG). Abgerufen werden Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal sowie eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge. Ändert sich etwas – Heirat, Geburt, Kirchenein- oder -austritt, Wechsel der Steuerklasse –, stellt die Finanzverwaltung eine Änderungsliste bereit, die Sie zu jedem Abrechnungslauf abholen müssen; automatisch in Ihre Software gelangt sie nicht. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses melden Sie den Arbeitnehmer wieder ab.

  4. 4

    Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer berechnen

    Berechnen Sie für jeden Arbeitnehmer auf Grundlage der abgerufenen Merkmale die Lohnsteuer des Abrechnungsmonats und tragen Sie sie im Lohnkonto ein. Die Kirchensteuer ist eine Zuschlagsteuer zur Lohnsteuer (§ 51a EStG) und muss nach Religionsgemeinschaft getrennt erfasst werden, weil das Finanzamt die Beträge an die jeweiligen Kirchen weiterleitet. Der Solidaritätszuschlag fällt im Lohnsteuerabzug erst oberhalb der gesetzlichen Freigrenze an und ist bei vielen Arbeitnehmern mit null anzusetzen. Alle drei Beträge werden mit derselben Anmeldung angemeldet und in einer Summe gezahlt.

  5. 5

    Pauschal besteuerte Bezüge richtig zuordnen

    Trennen Sie vor dem Ausfüllen die individuell besteuerten von den pauschal besteuerten Bezügen. In die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt gehören die pauschale Lohnsteuer nach § 40 EStG, die 25 Prozent bei kurzfristiger Beschäftigung nach § 40a Abs. 1 EStG, die 20 Prozent für geringfügig Beschäftigte ohne pauschale Rentenversicherungsbeiträge nach § 40a Abs. 2a EStG, der Pauschsatz für Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft nach § 40a Abs. 3 EStG sowie die Pauschalierung bei der betrieblichen Altersversorgung nach § 40b EStG. Nicht in das Formular gehört dagegen die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent des Arbeitsentgelts für Minijobs nach § 40a Abs. 2 EStG: Sie umfasst Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer und wird zusammen mit den Sozialabgaben an die Minijob-Zentrale abgeführt.

  6. 6

    Lohnsteuer-Anmeldung in ELSTER ausfüllen und prüfen

    Wählen Sie in ELSTER das Formular „Lohnsteuer-Anmeldung“, das richtige Jahr und den richtigen Zeitraum aus. Übernehmen Sie anschließend die Summen des Zeitraums: einbehaltene Lohnsteuer, pauschale Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag sowie Kirchensteuer getrennt nach Religionsgemeinschaft; abzuziehen sind Kürzungsbeträge und im Zeitraum erstattete Lohnsteuer. Kontrollieren Sie vor dem Absenden Steuernummer, Zeitraum und die Summe der Beträge – der häufigste Fehler ist ein versehentlich falsch gewählter Monat. Beschäftigen Sie im Zeitraum niemanden, übermitteln Sie eine Anmeldung mit dem Wert null; das Formular darf nicht einfach ausgelassen werden. ELSTER speichert die übermittelten Anmeldungen, sodass Sie die Vorjahressummen später bequem nachvollziehen können.

  7. 7

    Fristgerecht übermitteln

    Die Anmeldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Finanzamt eingegangen sein – bei monatlicher Abgabe also am 10. des Folgemonats, bei vierteljährlicher am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar, bei jährlicher am 10. Januar des Folgejahres. Fällt der zehnte Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist erst mit Ablauf des nächsten Werktags (§ 108 Abs. 3 AO). Eine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung sieht das Gesetz für die Lohnsteuer nicht vor; in Einzelfällen kann das Finanzamt die Frist auf Antrag verlängern, worauf Sie sich aber nicht verlassen sollten. Bewahren Sie das ELSTER-Übertragungsprotokoll als Nachweis des Eingangs auf.

  8. 8

    Lohnsteuer zahlen und Schonfrist beachten

    Die angemeldete Lohnsteuer ist am selben Tag fällig, an dem die Anmeldung abzugeben ist. Überweisen Sie den Betrag an die Finanzkasse Ihres Betriebsstättenfinanzamts und geben Sie Steuernummer, Steuerart und Zeitraum im Verwendungszweck an, oder lassen Sie ihn per SEPA-Lastschriftmandat einziehen. Bei unbarer Zahlung wird ein Säumniszuschlag bei einer Säumnis bis zu drei Tagen nicht erhoben (§ 240 Abs. 3 AO) – diese Schonfrist gilt ausdrücklich nicht bei Barzahlung oder Scheckübergabe und ist keine verlängerte Zahlungsfrist, sondern nur ein Verzicht auf den Zuschlag. Ab dem vierten Tag entsteht der Säumniszuschlag rückwirkend für den gesamten angefangenen Monat.

  9. 9

    Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar übermitteln

    Nach Ablauf des Kalenderjahres schließen Sie das Lohnkonto ab und übermitteln für jeden Arbeitnehmer die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzverwaltung. Die Frist endet am letzten Tag des Monats Februar des auf den Abschluss des Lohnkontos folgenden Kalenderjahres (§ 41b Abs. 1 EStG). Dem Arbeitnehmer händigen Sie einen Ausdruck der Bescheinigung aus oder stellen ihn elektronisch bereit – er benötigt die Daten für seine Einkommensteuererklärung. Endet ein Arbeitsverhältnis unterjährig, ist die Bescheinigung bereits mit dem Abschluss des Lohnkontos zu übermitteln und nicht erst im Februar.

Gebühreninformation

Kosten, Zahlung und Zuschläge

Gebühren

Abgabe der Lohnsteuer-AnmeldungKostenlos
Nutzung von ELSTERKostenlos
Abzuführender BetragEinbehaltene Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer
Fälligkeit der Zahlung10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums
ZahlungswegÜberweisung an die Finanzkasse oder SEPA-Lastschrift
Schonfrist bei unbarer Zahlung3 Tage (§ 240 Abs. 3 AO)
Säumniszuschlag1 % je angefangenem Monat des auf 50 EUR abgerundeten Rückstands (§ 240 Abs. 1 AO)
VerspätungszuschlagErmessen des Finanzamts, höchstens 25.000 EUR (§ 152 AO)
Externe LohnabrechnungAbhängig von Auftrag und Beschäftigtenzahl

Für die Lohnsteuer-Anmeldung selbst erhebt das Finanzamt keine Gebühr, und auch die Übermittlung über ELSTER ist kostenfrei. Geld kostet die Anmeldung erst, wenn Frist oder Zahlung nicht eingehalten werden. Der Säumniszuschlag betrifft die verspätete Zahlung: Er beträgt für jeden angefangenen Monat der Säumnis 1 Prozent des rückständigen Steuerbetrags, wobei dieser zuvor auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag abgerundet wird (§ 240 Abs. 1 Satz 1 AO). Ein Rückstand von 4.980 Euro wird also auf 4.950 Euro abgerundet, woraus sich 49,50 Euro je angefangenem Monat ergeben – bei zwei Monaten Säumnis bereits 99 Euro. Bei Überweisung oder Lastschrift bleibt eine Säumnis bis zu drei Tagen zuschlagsfrei (§ 240 Abs. 3 AO); bei Barzahlung oder Scheckübergabe gilt diese Schonfrist nicht. Der Verspätungszuschlag betrifft dagegen die verspätete Abgabe. Bei monatlich und vierteljährlich abzugebenden Lohnsteuer-Anmeldungen entscheidet das Finanzamt nach pflichtgemäßem Ermessen (§ 152 Abs. 1 AO); gesetzlicher Bemessungsmaßstab sind 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer für jeden angefangenen Monat der Verspätung, mindestens jedoch 25 Euro je angefangenem Monat (§ 152 Abs. 5 AO), höchstens 25.000 Euro (§ 152 Abs. 10 AO). Beides kann kumulieren: Wer zu spät anmeldet und zu spät zahlt, zahlt beide Zuschläge. Kosten für ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater richten sich nach dem konkreten Auftrag und der Zahl der abzurechnenden Arbeitnehmer; einen gesetzlich festen Betrag gibt es dafür nicht.

Gut zu wissen

Wichtige Hinweise

Der Anmeldungszeitraum wird jedes Jahr neu bestimmt. Maßgeblich ist immer die abzuführende Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres, nicht die des laufenden (§ 41a Abs. 2 EStG). Wer im Jahresverlauf Personal aufbaut, wechselt daher erst zum nächsten 1. Januar in den kürzeren Rhythmus – und umgekehrt. Prüfen Sie die Jahressumme jeweils im Januar gegen die Grenzen von 1.080 und 5.000 Euro und stellen Sie Ihre Lohnsoftware entsprechend um.

Nullmeldung statt Schweigen – oder Befreiung beantragen. Auch ein Zeitraum ohne Arbeitslohn erfordert eine Anmeldung, dann eben mit dem Wert null. Wenn Sie dauerhaft keine Arbeitnehmer mehr beschäftigen und dies dem Finanzamt mitteilen, befreit es Sie von der Abgabe weiterer Lohnsteuer-Anmeldungen (§ 41a Abs. 1 Satz 5 EStG). Ohne diese Mitteilung bleibt die Abgabepflicht bestehen, und das Finanzamt erinnert, mahnt und schätzt irgendwann.

Papierform ist möglich – aber nur auf Antrag. Die elektronische Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz ist der gesetzliche Regelfall (§ 41a Abs. 1 Satz 2 EStG). Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt jedoch auf Antrag die Abgabe in Papierform zulassen (§ 41a Abs. 1 Satz 3 EStG), etwa wenn die technische Ausstattung fehlt und ihre Beschaffung wirtschaftlich unzumutbar wäre. Der Antrag muss begründet werden und gilt erst mit der Zustimmung des Finanzamts – bis dahin bleibt es bei der elektronischen Pflicht.

Fristende am Wochenende verschiebt sich, eine Dauerfristverlängerung gibt es nicht. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Anders als bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung kennt die Lohnsteuer aber keine Dauerfristverlängerung um einen Monat. Planen Sie den Abrechnungslauf deshalb so, dass zwischen Fertigstellung und dem 10. mindestens zwei Arbeitstage Puffer bleiben.

Minijobs laufen über die Minijob-Zentrale, nicht über das Finanzamt. Die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent des Arbeitsentgelts nach § 40a Abs. 2 EStG deckt Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ab und wird gemeinsam mit den Sozialabgaben an die Minijob-Zentrale gezahlt. In die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt gehören dagegen die 20 Prozent nach § 40a Abs. 2a EStG, wenn keine pauschalen Rentenversicherungsbeiträge anfallen, sowie die 25 Prozent bei kurzfristiger Beschäftigung nach § 40a Abs. 1 EStG.

Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag laufen mit. Die Kirchensteuer ist eine Zuschlagsteuer zur Lohnsteuer (§ 51a EStG) und wird zusammen mit ihr angemeldet und abgeführt, allerdings getrennt nach Religionsgemeinschaft, damit das Finanzamt sie weiterleiten kann. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 Prozent der Lohnsteuer und wird im Lohnsteuerabzug erst oberhalb der gesetzlichen Freigrenze erhoben (§ 1 Abs. 2 und § 3 SolzG 1995). Das Kirchensteuermerkmal erhalten Sie über die ELStAM – eigene Nachfragen beim Arbeitnehmer sind dafür weder nötig noch zulässig.

Die Anmeldung wirkt wie ein Steuerbescheid unter Vorbehalt. Eine Steueranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 Satz 1 AO). Praktisch heißt das: Sie können den Zeitraum jederzeit durch eine berichtigte Anmeldung ersetzen, solange der Vorbehalt besteht, und das Finanzamt kann die Beträge ebenso jederzeit ändern. Wollen Sie sich gegen die Anmeldung wehren, gilt für den Einspruch eine Frist von einem Monat ab Eingang der Anmeldung beim Finanzamt (§ 355 Abs. 1 Satz 2 AO).

Sie haften persönlich für die Lohnsteuer. Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§ 42d EStG) – auch dann, wenn ein externes Lohnbüro den Fehler verursacht hat. Zusätzlich kann das Finanzamt ohne vorherige Ankündigung eine Lohnsteuer-Nachschau während der üblichen Geschäftszeiten durchführen (§ 42g EStG). Führen Sie Lohnkonten und Belege deshalb laufend und vollständig; nachträglich rekonstruierte Unterlagen überzeugen in der Prüfung selten.

Vermeiden Sie diese Fehler

Häufige Fehler und ihre Folgen

Anmelden, aber nicht zahlen. Die Übermittlung über ELSTER löst keine Zahlung aus. Bleibt die Überweisung aus, entsteht trotz pünktlicher Anmeldung ein Säumniszuschlag von 1 Prozent je angefangenem Monat auf den abgerundeten Rückstand (§ 240 Abs. 1 AO) – bei 4.950 Euro also 49,50 Euro pro Monat, dauerhaft und ohne Erinnerung.

Die Drei-Tage-Schonfrist als Zahlungsfrist missverstehen. § 240 Abs. 3 AO verzichtet nur auf den Zuschlag bei einer Säumnis bis zu drei Tagen – und das ausschließlich bei unbarer Zahlung. Wer regelmäßig erst am 13. überweist und die Gutschrift sich um einen Tag verzögert, zahlt den vollen Monatszuschlag; bei Barzahlung oder Scheck greift die Schonfrist von vornherein nicht.

Die Nullmeldung weglassen. Ohne Befreiung nach § 41a Abs. 1 Satz 5 EStG bleibt die Abgabepflicht auch in Monaten ohne Arbeitslohn bestehen. Das Finanzamt erinnert zunächst, kann aber einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO) und die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) – die geschätzte Lohnsteuer ist dann zu zahlen, bis Sie sie durch eine korrekte Anmeldung ersetzen.

Die 2-Prozent-Pauschsteuer für Minijobs beim Finanzamt anmelden. Sie gehört nach § 40a Abs. 2 EStG an die Minijob-Zentrale. Wer sie zusätzlich in die Lohnsteuer-Anmeldung einträgt, zahlt sie faktisch doppelt, muss die Anmeldung berichtigen und die Erstattung gesondert beantragen – ein Vorgang, der sich über mehrere Monate ziehen kann.

Arbeitnehmer nicht in ELStAM anmelden oder Änderungslisten nicht abholen. Ohne abgerufene Merkmale ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu berechnen, was den Nettolohn deutlich senkt und regelmäßig zu Beschwerden und Korrekturabrechnungen führt. Werden Änderungen wie Heirat oder Kirchenaustritt übersehen, wird über Monate falsch abgerechnet – für die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer haften Sie nach § 42d EStG.

Den Wechsel des Anmeldungszeitraums übersehen. Überschreitet die Vorjahreslohnsteuer die Grenze von 1.080 oder 5.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar häufiger anmelden. Wer weiter im alten Rhythmus meldet, versäumt jede einzelne Frist des neuen Zeitraums und riskiert Verspätungszuschläge – die Umstellung erfolgt weder automatisch noch mit einer Erinnerung des Finanzamts.

Pauschalversteuerung ohne Prüfung der Voraussetzungen anwenden. Die Pauschalierung nach §§ 40 bis 40b EStG ist an enge Bedingungen geknüpft, etwa an Entgelt- und Zeitgrenzen bei kurzfristiger Beschäftigung. Hält die Prüfung sie nicht ein, wird der Vorgang nachträglich individuell besteuert; die Differenz samt Zuschlagsteuern trägt in der Praxis der Arbeitgeber, weil sie beim Arbeitnehmer meist nicht mehr einbehalten werden kann.

Die Lohnsteuerbescheinigung zu spät übermitteln. Die Frist endet am letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres (§ 41b Abs. 1 EStG). Wird sie versäumt, fehlen die Daten in der Steuererklärung Ihrer Arbeitnehmer, deren Veranlagung sich dadurch verzögert; das Finanzamt kann die Übermittlung außerdem mit Zwangsmitteln durchsetzen.

Häufig gestellte Fragen

Fragen und Antworten

Wann muss die Lohnsteueranmeldung abgegeben werden?

Die Anmeldung ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG): bei monatlicher Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats, bei vierteljährlicher bis zum 10. nach Quartalsende, bei jährlicher bis zum 10. Januar des Folgejahres. Am selben Tag ist auch die Lohnsteuer fällig; fällt der zehnte Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Wie bestimmt sich der Anmeldungszeitraum?

Maßgeblich ist die abzuführende Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres (§ 41a Abs. 2 EStG): mehr als 5.000 Euro bedeuten den Kalendermonat, mehr als 1.080 Euro bis höchstens 5.000 Euro das Kalendervierteljahr, nicht mehr als 1.080 Euro das Kalenderjahr. Hat die Betriebsstätte im Vorjahr noch nicht bestanden, ist die auf einen Jahresbetrag hochgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach Eröffnung maßgebend (§ 41a Abs. 2 Satz 3 EStG).

Was kostet eine verspätete Abgabe oder Zahlung?

Der Säumniszuschlag beträgt für jeden angefangenen Monat der Säumnis 1 Prozent des rückständigen Steuerbetrags, der zuvor auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag abgerundet wird (§ 240 Abs. 1 Satz 1 AO). Bei Überweisung oder Lastschrift bleibt eine Säumnis bis zu drei Tagen zuschlagsfrei (§ 240 Abs. 3 AO). Für die verspätete Abgabe selbst kann das Finanzamt zusätzlich einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO).

Muss ich eine Nullmeldung abgeben, wenn ich niemanden beschäftigt habe?

Solange Sie als Arbeitgeber geführt werden, müssen Sie auch für Zeiträume ohne Lohnsteuer eine Anmeldung mit dem Wert null übermitteln. Teilen Sie dem Finanzamt jedoch mit, dass Sie dauerhaft keine Arbeitnehmer mehr beschäftigen, befreit es Sie von der Abgabe weiterer Lohnsteuer-Anmeldungen (§ 41a Abs. 1 Satz 5 EStG).

Ist ELSTER Pflicht oder geht die Anmeldung auch in Papierform?

Grundsätzlich ist die Anmeldung elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 41a Abs. 1 Satz 2 EStG), in der Praxis über ELSTER oder eine zertifizierte Lohnsoftware. Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag die Abgabe in Papierform zulassen (§ 41a Abs. 1 Satz 3 EStG); der Antrag ist zu begründen und gilt nicht automatisch als genehmigt.

Gehört die 2-Prozent-Pauschsteuer für Minijobs in die Lohnsteuer-Anmeldung?

Nein. Die einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent des Arbeitsentgelts nach § 40a Abs. 2 EStG umfasst Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer und wird zusammen mit den Beiträgen an die Minijob-Zentrale abgeführt, nicht an das Finanzamt. In die Lohnsteuer-Anmeldung gehören dagegen die pauschale Lohnsteuer von 20 Prozent nach § 40a Abs. 2a EStG sowie die Pauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung nach § 40a Abs. 1 EStG.

Kann ich eine abgegebene Lohnsteueranmeldung noch korrigieren?

Ja. Eine Steueranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 Satz 1 AO), sodass Sie den Zeitraum jederzeit durch eine berichtigte Anmeldung in ELSTER ersetzen können, solange der Vorbehalt besteht. Wollen Sie sich gegen die Anmeldung wehren, ist der Einspruch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anmeldung beim Finanzamt einzulegen (§ 355 Abs. 1 Satz 2 AO).

Muss ich als Arbeitgeber ELStAM abrufen?

Ja. Seit dem Start des Verfahrens zum 1. Januar 2013 hat der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch abzurufen (§ 39e Abs. 4 EStG). Wird ein Arbeitnehmer nicht angemeldet oder werden die Merkmale nicht abgerufen, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu berechnen, was zu deutlich höheren Abzügen führt.

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