Apostille beantragen 2026 — Kosten 19

Kosten19,00–40,00 EURLandesrecht, keine bundeseinheitliche Gebühr: Berlin 19,00 EUR · Bayern rd. 20,00 EUR · Baden-Württemberg 25,00 EUR · Hamburg 34,00 EUR · NRW 25,00–40,00 EUR

BearbeitungszeitSofort bis rd. 10 WochenBerlin vor Ort sofort, postalisch rd. 2 Wochen · Bezirksregierung Düsseldorf 8–10 Wochen · Regierungspräsidien Baden-Württemberg rd. 10 Wochen

ZuständigkeitLandesinnenverwaltungBezirksregierung, Regierungspräsidium, Regierung oder Landesamt — nicht das Standesamt und für Personenstandsurkunden nicht das Landgericht

Vorprüfung

Brauchen Sie überhaupt eine Apostille?

Seit dem 16. Februar 2019 gilt die Verordnung (EU) 2016/1191 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage öffentlicher Urkunden. Sie befreit öffentliche Urkunden aus einem EU-Mitgliedstaat in ihrem Anwendungsbereich sowohl von der Legalisation als auch von der Apostille. Wer eine deutsche Geburts- oder Eheurkunde in Frankreich, Spanien, Polen, Italien oder einem anderen Mitgliedstaat vorlegt, benötigt dafür seit über sieben Jahren keine Apostille mehr — und zahlt sie dennoch häufig, weil die Behörde vor Ort oder ein Übersetzungsdienst danach fragt.

Erfasst sind insbesondere Urkunden über Geburt, Tod, Eheschließung und eingetragene Lebenspartnerschaft einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand, über Abstammung und Adoption, über Namen, Wohnsitz und Staatsangehörigkeit sowie das Führungszeugnis. Statt einer beeidigten Übersetzung können Sie beim ausstellenden Standesamt ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe anfordern; die Behörde im Zielstaat muss dieses Formular akzeptieren und darf dann grundsätzlich keine zusätzliche Übersetzung verlangen.

Zielland in der EU: in der Regel keine Apostille

Für die genannten Personenstands- und Statusurkunden entfällt jede Form der Echtheitsbestätigung. Fordern Sie beim Standesamt die Urkunde zusammen mit dem mehrsprachigen Formular nach der Verordnung (EU) 2016/1191 an und legen Sie beides gemeinsam vor. Verlangt die ausländische Stelle dennoch eine Apostille, verweisen Sie ausdrücklich auf die Verordnung.

Mehrsprachige Urkunde nach CIEC-Übereinkommen Nr. 16

Unabhängig vom EU-Recht stellt das Standesamt Personenstandsurkunden auf Wunsch als mehrsprachige Urkunde nach dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 vom 8. September 1976 aus. Diese Form wird in den Vertragsstaaten des Übereinkommens ohne weitere Förmlichkeit anerkannt und macht die Apostille in vielen Fällen entbehrlich. Fragen Sie bei der Bestellung der Urkunde ausdrücklich danach.

Zielland außerhalb der EU, aber Vertragsstaat: Apostille

Gehört der Zielstaat zu den derzeit 130 Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens — etwa die Schweiz, das Vereinigte Königreich, die USA, die Türkei, Brasilien, Japan, Indien, China oder seit 2026 Algerien und Vietnam —, ist die Apostille der richtige und ausreichende Weg. Eine zusätzliche Bestätigung durch die Botschaft ist dann grundsätzlich nicht erforderlich.

Zielland kein Vertragsstaat: Legalisation oder Urkundenüberprüfung

Ist der Zielstaat dem Übereinkommen nicht beigetreten, hilft Ihnen eine Apostille nicht weiter; erforderlich ist dann die Legalisation durch die Auslandsvertretung des Ziellandes in Deutschland. Für eine Reihe von Staaten hat Deutschland umgekehrt das Legalisationsverfahren ausgesetzt und durch ein Urkundenüberprüfungsverfahren über die zuständige deutsche Auslandsvertretung ersetzt. Klären Sie den Weg vorab mit der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes.

Zuständige Behörde

Wer erteilt die Apostille — und wer nicht

Art. 6 des Haager Übereinkommens verpflichtet jeden Vertragsstaat, die zur Ausstellung der Apostille befugten Behörden selbst zu bestimmen. Deutschland hat diese Zuständigkeit auf drei Ebenen verteilt — nach der Art der Urkunde, nicht nach Ihrem Wohnort. Maßgeblich ist immer, welche Stelle die Urkunde ausgestellt hat.

Art der Urkunde	Zuständig für die Apostille
Personenstandsurkunden vom Standesamt (Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Sterbeurkunde, Ehefähigkeitszeugnis)	Innenverwaltung des Landes: Bezirksregierung (Nordrhein-Westfalen), Regierungspräsidium (Baden-Württemberg), Regierung des Bezirks (Bayern), Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Berlin), Behörde für Inneres und Sport, Amt für Migration (Hamburg)
Meldebescheinigungen und sonstige kommunale Urkunden	Ebenfalls die Innenverwaltung des Landes; in Bayern bei kreisangehörigen Gemeinden nach Vorbeglaubigung durch das Landratsamt
Gerichtsurkunden, notarielle Urkunden, Handelsregister- und Vereinsregisterauszüge	Präsidentin oder Präsident des Land- beziehungsweise Amtsgerichts, bei dem die Urkunde errichtet oder ausgestellt wurde
Urkunden von Bundesbehörden: Bundesministerien, Bundesamt für Justiz (Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug), Bundesgerichte	Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA), Brandenburg an der Havel
Zeugnisse von Schulen und Hochschulen	Abhängig von der zuständigen Behörde des Landes; in der Regel Schul- oder Kultusverwaltung mit anschließender Apostille durch die Innenverwaltung
Deutsche Botschaften und Konsulate	Erteilen selbst keine Apostille; sie können lediglich Beglaubigungen vornehmen oder ein Urkundenüberprüfungsverfahren durchführen

Die praktische Konsequenz: Wer mit einer Geburtsurkunde zum Landgericht geht, wird dort abgewiesen — die Gerichtspräsidentin oder der Gerichtspräsident ist ausschließlich für Gerichts- und Notarurkunden zuständig. Ebenso wenig hilft der Weg zurück zum Standesamt: Es stellt die Urkunde aus, ist aber keine Apostillenbehörde. Bei einer aktuellen Urkunde ist die zuständige Landesbehörde immer diejenige, in deren Bezirk das ausstellende Standesamt liegt — nicht die an Ihrem heutigen Wohnort.

Benötigte Unterlagen

Was Sie einreichen oder mitbringen müssen

Originalurkunde oder beglaubigte Abschrift

Eingereicht wird die Urkunde, die apostilliert werden soll — die vom Standesamt ausgestellte Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunde im Original mit Unterschrift und Siegel. Apostillierfähig sind daneben auch amtlich oder notariell beglaubigte Abschriften und beglaubigte Übersetzungen, weil sich die Apostille dann auf den Beglaubigungsvermerk bezieht. Nicht apostillierfähig ist die einfache, unbeglaubigte Fotokopie; sie wird ohne inhaltliche Prüfung zurückgesandt.

Aktuelle Urkunde vom Standesamt

Beziehen Sie die Urkunde beim Standesamt des Geburts-, Ehe- oder Sterbeortes; nur dieses führt das jeweilige Personenstandsregister. Personenstandsurkunden sind rechtlich unbefristet gültig, viele Zielländer verlangen jedoch, dass die Urkunde bei Vorlage nicht älter als drei oder sechs Monate ist. Bestellen Sie deshalb bewusst eine frische Ausfertigung, statt eine alte aus dem Familienordner einzureichen.

Vorbeglaubigung, soweit im Land vorgesehen

In Bayern müssen Urkunden kreisangehöriger Gemeinden vor der Apostille vom zuständigen Landratsamt vorbeglaubigt werden; die Gebühr dafür erhebt die Regierung anschließend mit. In Hamburg werden Vorbeglaubigung und Apostille als einheitliche Dienstleistung erbracht. Die fehlende Vorbeglaubigung ist einer der häufigsten Gründe, aus denen Anträge unbearbeitet zurückgehen.

Antrag mit Angabe des Ziellandes

Der Antrag ist in den meisten Ländern formlos möglich, einige Behörden stellen ein eigenes Formular oder ein Online-Datenformular bereit — das BfAA verlangt für Bundesurkunden zwingend sein Online-Datenformular. Nennen Sie darin das Zielland und den Verwendungszweck, weil davon abhängt, ob eine Apostille genügt oder eine Legalisation nötig ist. Ohne Angabe des Ziellandes kann die Behörde nicht prüfen, ob das Verfahren überhaupt das richtige ist.

Gültiger Personalausweis oder Reisepass

Bei persönlicher Vorsprache weisen Sie sich mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass aus; bei schriftlicher Antragstellung genügt in der Regel eine gut lesbare Kopie. Achten Sie darauf, dass das Dokument nicht abgelaufen ist, weil die Behörde sonst die Identität nicht feststellen kann. Für Nichtdeutsche ist ein Aufenthaltstitel oder Pass mit Lichtbild gleichwertig.

Frankierter Rückumschlag oder Versandadresse

Bei postalischer Antragstellung legen Sie einen ausreichend frankierten Rückumschlag bei; für den Versand ins Ausland erhebt beispielsweise Nordrhein-Westfalen zusätzlich 10,00 EUR Auslandsporto. Geben Sie eine Adresse an, unter der Sie über mehrere Wochen erreichbar sind, denn einzelne Behörden versenden ohne vorherige Ankündigung. Wertvolle Originalurkunden sollten als Einschreiben verschickt werden.

Gebühr nach Landesrecht

Die Gebühr beträgt für private Zwecke je nach Bundesland zwischen 19,00 EUR (Berlin) und 40,00 EUR (Nordrhein-Westfalen) pro Urkunde und ist bei persönlicher Vorsprache sofort, sonst nach Rechnung oder per Überweisung zu zahlen. Jede Urkunde löst eine eigene Gebühr aus — drei Urkunden bedeuten also die dreifache Gebühr. Für Urkunden von Bundesbehörden erhebt das BfAA seit dem 1. Juli 2025 22,00 EUR je Endbeglaubigung.

Vollmacht bei Vertretung

Sie müssen den Antrag nicht persönlich stellen; jede Person, die die Urkunde vorlegt, kann die Apostille beantragen. Handelt jemand ausdrücklich für Sie und soll die Urkunde an ihn herausgegeben werden, legen Sie eine schriftliche Vollmacht samt Ausweiskopie der vollmachtgebenden Person bei. Ohne Vollmacht geben viele Behörden die Urkunde ausschließlich an die im Antrag genannte Adresse heraus.

Schritt für Schritt

So gehen Sie vor

1
Prüfen, ob eine Apostille überhaupt nötig ist
Klären Sie zuerst, wohin die Urkunde geht. Liegt der Zielstaat in der Europäischen Union, entfällt die Apostille für Personenstands- und Statusurkunden nach der Verordnung (EU) 2016/1191 vollständig; Sie sparen Gebühr und Wartezeit und benötigen lediglich die Urkunde, idealerweise mit mehrsprachigem Formular. Außerhalb der EU prüfen Sie in der Statusliste der Haager Konferenz, ob der Staat zu den derzeit 130 Vertragsstaaten gehört. Ist er es nicht, führt der Weg nicht über die Apostille, sondern über die Legalisation durch die Auslandsvertretung des Ziellandes. Dieser eine Anruf bei der Botschaft ersetzt im Zweifel zehn Wochen Bearbeitungszeit.
2
Aktuelle Urkunde beim Standesamt beschaffen
Beantragen Sie die Urkunde beim Standesamt des Geburts-, Ehe- oder Sterbeortes, persönlich, schriftlich oder über das Online-Portal der Kommune. Bestellen Sie gleich so viele Ausfertigungen, wie Sie im Ausland benötigen, denn jede spätere Nachbestellung bedeutet einen zweiten Durchlauf durch das gesamte Verfahren. Prüfen Sie die Urkunde sofort nach Erhalt auf Schreibfehler bei Namen, Geburtsdatum und Geburtsort: Ein Fehler, der erst im Ausland auffällt, macht die Apostille wertlos. Rechnen Sie für diesen Schritt je nach Kommune wenige Tage bis rund zwei Wochen ein.
3
Zuständige Apostillenbehörde ermitteln
Maßgeblich ist die Stelle, die die Urkunde ausgestellt hat, nicht Ihr Wohnort. Für Standesamtsurkunden wenden Sie sich an die Innenverwaltung des Landes, in dem das Standesamt liegt: in Nordrhein-Westfalen an die Bezirksregierung (etwa die Bezirksregierung Düsseldorf, Dezernat 21), in Baden-Württemberg an eines der vier Regierungspräsidien Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg oder Tübingen, in Bayern an die Regierung des jeweiligen Bezirks, in Berlin an das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten und in Hamburg an die Behörde für Inneres und Sport, Amt für Migration. Gerichts- und Notarurkunden gehen an die Präsidentin oder den Präsidenten des Land- oder Amtsgerichts, Urkunden von Bundesbehörden an das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg an der Havel.
4
Vorbeglaubigung einholen, wenn Ihr Land sie verlangt
Nicht jede Unterschrift ist der Apostillenbehörde bekannt. Deshalb verlangen mehrere Länder eine vorgeschaltete Bestätigung: In Bayern müssen Urkunden kreisangehöriger Gemeinden zunächst vom zuständigen Landratsamt vorbeglaubigt werden, die Regierung erhebt die Gebühr dafür später mit. Hamburg fasst Vorbeglaubigung und Apostille zu einer Dienstleistung zusammen. Fragen Sie vor dem Versand bei der Apostillenbehörde nach, ob Ihre Urkunde eine Vorbeglaubigung braucht — dieser Schritt wird am häufigsten übersehen und führt zur Rücksendung ohne Bearbeitung.
5
Antrag stellen — persönlich oder per Post
Bei persönlicher Vorsprache bringen Sie Originalurkunde, Ausweis und die Angabe des Ziellandes mit; in Berlin erhalten Sie die Apostille direkt am Schalter. Bei schriftlicher Antragstellung senden Sie die Originalurkunde zusammen mit einem kurzen Anschreiben, in dem Sie Zielland, Verwendungszweck, Ihre Telefonnummer und die gewünschte Rücksendeadresse angeben, sowie einem frankierten Rückumschlag. Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten verlangt zusätzlich sein Online-Datenformular. Verschicken Sie Originalurkunden nur per Einschreiben und behalten Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen.
6
Gebühr bezahlen
Die Gebühr richtet sich nach Landesrecht und liegt für private Zwecke bei 19,00 EUR in Berlin, rund 20,00 EUR in Bayern, 25,00 EUR in Baden-Württemberg, 25,00 bis 40,00 EUR in Nordrhein-Westfalen und 34,00 EUR in Hamburg. Bei persönlicher Vorsprache zahlen Sie sofort, bei postalischer Antragstellung meist nach Rechnung oder Zahlungsaufforderung. Für Urkunden mit wirtschaftlicher Bedeutung erhebt Nordrhein-Westfalen 60,00 bis 75,00 EUR, Baden-Württemberg 50,00 EUR für Firmenurkunden. Solange die Gebühr nicht eingegangen ist, wird die Urkunde in der Regel nicht herausgegeben.
7
Apostillierte Urkunde erhalten und Übersetzung veranlassen
Die Apostille wird auf die Urkunde selbst oder auf ein fest damit verbundenes Blatt aufgebracht; lösen Sie diese Verbindung niemals, sonst verliert die Apostille ihre Wirkung. Die Dauer unterscheidet sich stark: in Berlin bei persönlicher Vorsprache sofort und postalisch rund zwei Wochen, bei der Regierung von Oberbayern postalisch etwa zwei Wochen einschließlich Versand, bei den Regierungspräsidien in Baden-Württemberg derzeit rund zehn Wochen ohne Expressbearbeitung und bei der Bezirksregierung Düsseldorf acht bis zehn Wochen ohne Eingangsbestätigung und ohne Sachstandsauskünfte. Verlangt das Zielland eine Übersetzung, beauftragen Sie erst jetzt eine beeidigte Übersetzerin oder einen beeidigten Übersetzer, damit die Apostille mitübersetzt wird.

Gebühreninformation

Kosten, Bezahlung und Bearbeitungszeit nach Bundesland

Eine bundeseinheitliche Apostillengebühr existiert nicht. Die Kosten ergeben sich aus den Gebührenordnungen der Länder und liegen für private Zwecke real zwischen 19,00 und 40,00 EUR je Urkunde. Wird die Urkunde für wirtschaftliche Zwecke verwendet — etwa Handelsregisterauszüge oder Firmenunterlagen —, steigen die Sätze deutlich. Ebenso stark schwanken die Bearbeitungszeiten: Sie reichen von der sofortigen Ausstellung am Schalter bis zu rund zehn Wochen.

Bundesland / Ebene	Zuständige Stelle	Gebühr (private Zwecke)	Bearbeitungszeit
Berlin	Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO)	19,00 EUR je Urkunde	Vor Ort sofort (15–30 Minuten Wartezeit), postalisch rd. 2 Wochen
Bayern	Regierung des Bezirks (z. B. Regierung von Oberbayern); bei kreisangehörigen Gemeinden zuvor Vorbeglaubigung durch das Landratsamt	rd. 20,00 EUR je Urkunde	Postalisch rd. 2 Wochen einschließlich Versand
Baden-Württemberg	Regierungspräsidien Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg, Tübingen	25,00 EUR (Firmenurkunden 50,00 EUR)	Derzeit rd. 10 Wochen ab Eingang, keine Expressbearbeitung
Nordrhein-Westfalen	Bezirksregierung (z. B. Bezirksregierung Düsseldorf, Dezernat 21)	25,00–40,00 EUR; 60,00–75,00 EUR bei wirtschaftlicher Bedeutung, zzgl. 10,00 EUR Auslandsporto	Derzeit 8–10 Wochen, keine Eingangsbestätigung, keine Sachstandsauskünfte
Hamburg	Behörde für Inneres und Sport, Amt für Migration	34,00 EUR je Vorbeglaubigung bzw. Apostille (Stand 1. Januar 2026)	Abhängig von der zuständigen Behörde
Bundesurkunden (bundesweit)	Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA), Brandenburg an der Havel	22,00 EUR je Endbeglaubigung (gebührenpflichtig seit 1. Juli 2025)	Abhängig von der zuständigen Behörde
Übrige Bundesländer	Innenministerium, Regierungspräsidium oder Landesverwaltungsamt des Landes	Abhängig von der zuständigen Behörde	Abhängig von der zuständigen Behörde

Gebühren im Überblick

Betrag19,00–40,00 EUR je Urkunde für private Zwecke; keine bundeseinheitliche Gebühr, maßgeblich ist die Gebührenordnung des Landes

Weitere KostenJede Urkunde löst eine eigene Gebühr aus. Hinzu kommen die Gebühr des Standesamts für die Urkunde selbst, in Bayern die Vorbeglaubigung durch das Landratsamt, in Nordrhein-Westfalen 10,00 EUR Auslandsporto sowie die Kosten einer beeidigten Übersetzung, die von der Übersetzerin oder dem Übersetzer festgelegt werden.

ZahlungsortBei der zuständigen Landesbehörde — Bezirksregierung, Regierungspräsidium, Regierung, Landesamt oder Behörde für Inneres; für Urkunden von Bundesbehörden beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Nicht beim Standesamt und für Personenstandsurkunden nicht beim Landgericht.

ZahlungsmittelBei persönlicher Vorsprache je nach Stelle EC-Karte oder Bargeld, bei schriftlicher Antragstellung Überweisung nach Rechnung oder Zahlungsaufforderung. Zahlen Sie erst nach Aufforderung und geben Sie das Aktenzeichen im Verwendungszweck an.

Gut zu wissen

Wichtige Hinweise und Sonderfälle

EU-Zielstaat: Apostille überflüssig. Nach der Verordnung (EU) 2016/1191 sind Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterbeurkunden sowie Urkunden über Namen, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit, Abstammung und Adoption und das Führungszeugnis seit dem 16. Februar 2019 innerhalb der EU von Legalisation und Apostille befreit. Fordern Sie stattdessen das mehrsprachige Formular als Übersetzungshilfe beim Standesamt an.

Beglaubigte Abschriften sind apostillierfähig. Wenn Sie das Original behalten müssen, lassen Sie eine amtlich oder notariell beglaubigte Abschrift anfertigen und diese apostillieren — die Apostille bezieht sich dann auf den Beglaubigungsvermerk. Hamburg bietet die Apostille auf Abschrift oder Übersetzung ausdrücklich als eigene Dienstleistung an. Nur die einfache, unbeglaubigte Fotokopie ist ausgeschlossen.

Vorbeglaubigung nicht vergessen. In Bayern müssen Urkunden kreisangehöriger Gemeinden zunächst vom Landratsamt vorbeglaubigt werden, bevor die Regierung die Apostille erteilt; die Gebühr wird mit erhoben. Andere Länder verfahren ähnlich oder fassen beide Schritte zusammen. Ein kurzer Anruf bei der Apostillenbehörde vor dem Versand erspart Ihnen eine Rücksendung und mehrere Wochen Verzögerung.

Führungszeugnis: Apostille sofort mitbeantragen. Das Führungszeugnis stammt vom Bundesamt für Justiz; die Apostille erteilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten und muss über dessen Online-Datenformular bereits bei der Beantragung des Führungszeugnisses mitbeantragt werden. Wer das versäumt, muss das Führungszeugnis in der Regel neu beantragen. Innerhalb der EU ist die Apostille darauf ohnehin entbehrlich.

Die Apostille verfällt nicht, die Urkunde schon. Das Haager Übereinkommen sieht keine Befristung vor, sodass eine Apostille zeitlich unbegrenzt gültig bleibt. Viele Zielländer verlangen jedoch, dass die zugrunde liegende Urkunde bei Vorlage nicht älter als drei oder sechs Monate ist. Klären Sie diese Frist mit der Auslandsvertretung, bevor Sie eine alte Urkunde apostillieren lassen.

Botschaften erteilen keine Apostille. Deutsche Auslandsvertretungen können deutsche Urkunden nicht apostillieren; sie beglaubigen lediglich Unterschriften oder führen ein Urkundenüberprüfungsverfahren durch. Für eine Reihe von Staaten hat Deutschland das Legalisationsverfahren ausgesetzt und durch ein solches Überprüfungsverfahren ersetzt. Wenn Sie im Ausland leben, beauftragen Sie eine Vertrauensperson in Deutschland oder klären Sie den Weg vorab mit der zuständigen Auslandsvertretung.

Bearbeitungszeiten realistisch einplanen. Wer einen Visumtermin, eine Auslandsheirat oder eine Studienbewerbung im Blick hat, sollte in Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg mit acht bis zehn Wochen rechnen und den Antrag entsprechend früh stellen. Beide Behörden bieten weder Expressbearbeitung noch Sachstandsauskünfte an, Nachfragen beschleunigen also nichts. In Berlin und Bayern geht es deutlich schneller, teilweise sogar sofort am Schalter.

Übersetzung erst nach der Apostille. Verlangt das Zielland eine beeidigte Übersetzung, lassen Sie diese erst anfertigen, wenn die Apostille bereits auf der Urkunde ist — sonst fehlt sie im übersetzten Text und die Übersetzung muss ergänzt werden. Manche Länder verlangen zusätzlich eine Apostille auf die Übersetzung selbst; auch das ist möglich, weil sich die Apostille dann auf die Beglaubigung der Übersetzerin oder des Übersetzers bezieht.

Verbindung nicht lösen. Die Apostille wird auf die Urkunde selbst oder auf ein fest damit verbundenes Blatt aufgebracht, häufig mit Öse, Siegel oder Prägung. Wird diese Verbindung getrennt, etwa zum Einscannen oder Abheften, verliert die Apostille ihre Wirkung und muss neu erteilt werden. Erstellen Sie Kopien, ohne die Verbindung zu öffnen.

Vermeiden Sie diese Fehler

Häufige Fehler und ihre Folgen

Apostille beantragt, obwohl EU-Recht davon befreit. Für Personenstandsurkunden, die in einem EU-Mitgliedstaat verwendet werden, ist die Apostille seit dem 16. Februar 2019 entbehrlich. Folge: Sie zahlen 19,00 bis 40,00 EUR und warten je nach Land bis zu zehn Wochen auf eine Bestätigung, die niemand von Ihnen verlangen darf.

Geburtsurkunde beim Landgericht eingereicht. Für Personenstandsurkunden ist die Gerichtspräsidentin oder der Gerichtspräsident in keinem Bundesland zuständig, sondern ausschließlich für Gerichts- und Notarurkunden. Folge: Der Antrag wird unbearbeitet zurückgesandt, die Originalurkunde ist wochenlang unterwegs und das Verfahren beginnt von vorn.

Apostille beim Standesamt verlangt. Das Standesamt stellt die Urkunde aus, ist aber keine Apostillenbehörde und darf die Apostille nicht erteilen. Folge: Sie verlieren einen Termin und müssen den Antrag anschließend erneut bei der Bezirksregierung, dem Regierungspräsidium, der Regierung oder dem Landesamt stellen.

Einfache Fotokopie eingereicht. Apostilliert werden Originalurkunden sowie amtlich oder notariell beglaubigte Abschriften, nicht aber unbeglaubigte Fotokopien. Folge: Die Kopie geht ohne Bearbeitung zurück; wer das Original nicht aus der Hand geben will, muss zuerst eine beglaubigte Abschrift anfertigen lassen und dann erneut beantragen.

Vorbeglaubigung übersprungen. In Bayern müssen Urkunden kreisangehöriger Gemeinden vorab vom Landratsamt beglaubigt werden. Folge: Die Regierung sendet den Antrag unbearbeitet zurück, es entsteht ein zusätzlicher Postweg und die Bearbeitungszeit verdoppelt sich faktisch.

Bearbeitungszeit mit „ein bis zwei Wochen“ kalkuliert. In Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg dauert die Apostille derzeit acht bis zehn Wochen, ohne Expressverfahren und ohne Sachstandsauskunft. Folge: Visumtermine, Auslandshochzeiten und Bewerbungsfristen platzen, weil die Urkunde nicht rechtzeitig vorliegt.

Führungszeugnis ohne Apostille beantragt. Die Apostille auf das Führungszeugnis muss über das Online-Datenformular des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten bereits bei der Beantragung mitbestellt werden. Folge: Das bereits zugestellte Führungszeugnis lässt sich auf diesem Weg nicht nachträglich apostillieren, Sie beantragen es neu und zahlen die Gebühr ein zweites Mal.

Zielland ist kein Vertragsstaat. Gehört der Staat dem Haager Übereinkommen nicht an, wird die Apostille dort nicht anerkannt. Folge: Die Urkunde wird zurückgewiesen, Gebühr und Wartezeit sind verloren und Sie müssen zusätzlich das Legalisations- oder Urkundenüberprüfungsverfahren durchlaufen.

Übersetzung vergessen oder zu früh beauftragt. Viele Staaten verlangen neben der Apostille eine beeidigte Übersetzung, die auch die Apostille selbst umfassen muss. Folge: Eine vor der Apostillierung angefertigte Übersetzung ist unvollständig und muss kostenpflichtig ergänzt werden, im schlimmsten Fall weist die ausländische Stelle die Unterlagen zurück.

Häufig gestellte Fragen

Fragen und Antworten

Was ist eine Apostille und wer erteilt sie?

Die Apostille ist eine vereinfachte Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels und wird derzeit von 130 Vertragsstaaten anerkannt. Erteilt wird sie nicht vom Standesamt, sondern von der nach Art. 6 des Übereinkommens benannten Stelle: bei Personenstandsurkunden von der Innenverwaltung des Landes, bei Gerichts- und Notarurkunden von der Präsidentin oder dem Präsidenten des Land- oder Amtsgerichts und bei Urkunden von Bundesbehörden vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

Brauche ich für ein EU-Land überhaupt eine Apostille?

In aller Regel nicht. Nach der Verordnung (EU) 2016/1191, die seit dem 16. Februar 2019 anwendbar ist, sind deutsche Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterbeurkunden sowie Urkunden über Namen, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit, Abstammung und Adoption und das Führungszeugnis innerhalb der Europäischen Union von Legalisation und Apostille befreit. Statt einer Übersetzung können Sie beim Standesamt ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe anfordern.

Was kostet eine Apostille?

Es gibt keine bundeseinheitliche Gebühr, weil die Kosten dem Landesrecht folgen. Für private Zwecke liegt die reale Spanne zwischen 19,00 EUR in Berlin, rund 20,00 EUR in Bayern, 25,00 EUR in Baden-Württemberg (50,00 EUR für Firmen), 25,00 bis 40,00 EUR in Nordrhein-Westfalen und 34,00 EUR in Hamburg. Für Urkunden von Bundesbehörden erhebt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten seit dem 1. Juli 2025 22,00 EUR je Endbeglaubigung.

Wie lange dauert es, bis ich die Apostille bekomme?

Die Unterschiede zwischen den Ländern sind erheblich. In Berlin erhalten Sie die Apostille bei persönlicher Vorsprache sofort, bei einer Wartezeit von etwa 15 bis 30 Minuten, postalisch dauert es rund zwei Wochen; die Regierung von Oberbayern bearbeitet postalische Anträge ebenfalls in etwa zwei Wochen einschließlich Versand. Die Regierungspräsidien in Baden-Württemberg nennen dagegen derzeit rund zehn Wochen ab Eingang und bieten keine Expressbearbeitung an, die Bezirksregierung Düsseldorf acht bis zehn Wochen ohne Eingangsbestätigung und ohne Sachstandsauskünfte.

Ist für eine Geburtsurkunde das Landgericht zuständig?

Nein. Für Personenstandsurkunden ist in keinem Bundesland das Landgericht zuständig; die Gerichtspräsidentin oder der Gerichtspräsident apostilliert ausschließlich Gerichts- und Notarurkunden. Für Ihre Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunde wenden Sie sich an die Bezirksregierung (Nordrhein-Westfalen), das Regierungspräsidium (Baden-Württemberg), die Regierung (Bayern), das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Berlin) oder die Behörde für Inneres und Sport (Hamburg).

Kann auch eine Kopie apostilliert werden?

Eine einfache, unbeglaubigte Fotokopie ist nicht apostillierfähig. Amtlich oder notariell beglaubigte Abschriften und beglaubigte Übersetzungen können dagegen apostilliert werden, weil sich die Apostille dann auf den Beglaubigungsvermerk bezieht, also auf Unterschrift und Siegel der beglaubigenden Stelle. Hamburg führt die Apostille auf Abschrift oder Übersetzung ausdrücklich als eigene Dienstleistung.

Wie lange ist eine Apostille gültig?

Das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 sieht keine Befristung vor, die Apostille selbst verfällt also nicht. Begrenzt wird ihre Verwendbarkeit allein durch das Recht des Ziellandes, das häufig verlangt, dass die zugrunde liegende Urkunde bei Vorlage nicht älter als drei oder sechs Monate ist. Erkundigen Sie sich deshalb vor der Beantragung bei der Auslandsvertretung des Ziellandes.

Was ist der Unterschied zwischen Apostille und Legalisation?

Die Apostille ist das einstufige Verfahren zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens: eine Behörde, ein Stempel. Die Legalisation ist ein mehrstufiges Verfahren, bei dem am Ende die Auslandsvertretung des Ziellandes die Echtheit bestätigt, und gilt für Staaten, die dem Übereinkommen nicht angehören. Deutsche Auslandsvertretungen können selbst keine Apostille erteilen; für eine Reihe von Staaten hat Deutschland das Legalisationsverfahren zudem ausgesetzt und durch ein Urkundenüberprüfungsverfahren über die zuständige Auslandsvertretung ersetzt.

Wie erhalte ich eine Apostille für mein Führungszeugnis?

Das Führungszeugnis ist eine Urkunde des Bundesamts für Justiz und damit einer Bundesbehörde; die Apostille erteilt deshalb das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg an der Havel. Sie müssen die Apostille über das Online-Datenformular des BfAA bereits bei der Beantragung des Führungszeugnisses mitbeantragen, eine spätere Anbringung ist auf diesem Weg nicht vorgesehen. Für die Verwendung innerhalb der Europäischen Union ist die Apostille nach der Verordnung (EU) 2016/1191 ohnehin entbehrlich.

Apostille beantragen

Brauchen Sie überhaupt eine Apostille?

Wer erteilt die Apostille — und wer nicht

Was Sie einreichen oder mitbringen müssen

So gehen Sie vor

Prüfen, ob eine Apostille überhaupt nötig ist

Aktuelle Urkunde beim Standesamt beschaffen

Zuständige Apostillenbehörde ermitteln

Vorbeglaubigung einholen, wenn Ihr Land sie verlangt

Antrag stellen — persönlich oder per Post

Gebühr bezahlen

Apostillierte Urkunde erhalten und Übersetzung veranlassen

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